Escolher um software de gestão de projeto
Escolher um software de gestão de projeto
Os softwares de gestão de projeto tornaram-se essenciais para a organização e o lançamento das atividades da empresa. Acompanhamento e coordenação dos trabalhos de grupo, controle dos fluxos de informação, respeito das deadlines e domínio dos custos: estas ferramentas polivalentes são adaptadas as necessidades das pequenas empresas como das grandes estruturas, e são seguidamente complementarias das CRM e softwares de gestão integrados. Já são disponíveis atualmente esclarecimentos sobre o funcionamento, conselhos para escolher, e uma lista de softwares de gestão de projeto.
Softwares de gestão de projeto em diversos "escalas "
De acordo com a empresa, o número de colaboradores, e a complexidade de um projeto, as funcionalidades próprias aos softwares de gestão de projetos variam consideravelmente. Pode-se classificar em 3 famílias:
- Os softwares de gestão de projeto "pessoais": : eles propõem funcionalidades básicas (lista de tarefas, prazos, calendário, etc.) e são reservadas à um uso pessoal ou por um pequeno número de usuários. Pode-se incluir principalmente Basecamp (usuários múltiplos) nestas soluções, uma ferramenta reservada principalmente as pequenas estruturas.
- Os softwares de gestão de projeto colaborativo: no modo SaaS exteriorizado, ou no servidor da empresa, eles incluem funcionalidades mais ricas: wikis, blogs, armazenagem de documentos, edição de documentos partilhados, fóruns, criação de banco de dados, etc. É nesta categoria que se coloca o software Clarizen.
- Os softwares de gestão de projetos integrados: eles são polivalentes e propõem funcionalidades tradicionalmente ligadas as aplicações criticas da empresa (ERP, CRM) : como a relação cliente, a fatura, o suporte técnico, etc, é o caso do gerenciador de projeto on line worketc. Certas soluções podem igualmente se integrar enquanto módulo do software da empresa.
As funcionalidades dos softwares de gestão de projeto
Planificação e monitoramento das atividades
É uma das principais características do software de gerenciamento de projetos, que são antes de tudo as ferramentas de gerenciamento do tempo: eles permitem cortar os projetos em multi-etapas, classificar e coordenar as tarefas de cada equipe, definir um cronograma para o lançamento e os prazos. Dependendo do número de pessoas envolvidas em um projeto, o planejamento é mais ou menos complexo. Mas essas ferramentas devem permitir:
- Planejar corretamente um projeto em função da realização das tarefas inter-relacionadas
- Avaliar e atribuir recursos "(humanos, materiais) necessários para realizar um projeto, de acordo com as necessidades identificadas.
- Gerenciar todos os atrasos e prazos que afetam o calendário do projeto.
- Fortalecer a colaboração dentro dos grupos de trabalho.
Domínio dos custos
A gestão do tempo, dos recursos humanos, e das pessoas é, obviamente, implicada nos aspectos gestão financeira do projeto. Estes softwares deveriam permitir a realização de um projeto inteiro nos prazos correspondentes ao orçamento que lhe foi atribuído. Em contraste, a ferramenta não substitui a reflexão sobre os constrangimentos organizacionais que determina em grande parte a implementação de um projeto: os papéis e funções especificamente atribuídos aos trabalhadores, o cumprimento das especificações de implementação, treinamento da ferramenta de software (especialmente se inclui um componente de colaboração)
Distribuição, partilha e gestão dos fluxos de
Os softwares de gestão de projeto permitem fornecer informações de diferentes níveis (partilhados ou não) aos membros de um projeto -managers e/ou colaboradores-. Entre outros:
- Lista de tarefas
- Partilhar wiki e documento
- Visão geral (gráficos, por exemplo) o tempo necessário para concluir uma tarefa
- Síntese da evolução do projeto e as disparidades entre as metas alcançadas e os objetivos que foram planejadas.
- Alerta sobre os potenciais riscos que afetam o funcionamento de um projeto
- Informação sobre a carga de trabalho, planejamento de férias
- Otimização do uso de recursos não consumidos (por exemplo, tempo "livre")
Em local ou em SaaS, como escolher?
Os softwares de gerenciamento de projetos existem ou no modo local (localizado no servidor da empresa), ou no modo SaaS, ou seja, terceirizados e disponíveis na subscrição através da Internet. Para obter mais flexibilidade, algumas editoras oferecem ambas as opções.
As soluções em modo SaaS tem diversas vantagens :
- Os softwares são acessíveis de qualquer terminal, incluindo os smartphones (para alguns).
- É muito fácil de gerenciar o acesso
- Eles são naturalmente multi usuários
- Eles não exigem atualização e não utilizam os recursos informáticos da empresa
- Pode-se facilmente fazer um orçamento de utilização, pois eles estão disponíveis em assinatura.
Por outro lado, os softwares exteriorizados apresentam igualmente alguns inconvenientes:
- Eles não permitem (geralmente) trabalhar em modo desconectado.
- Eles podem ser menos disponíveis que os softwares hospedados localmente (tempo de resposta mais lento).
- As informações são hospedadas em servidores distantes
Softwares de gestão de projeto: não exaustivo
Observação: os softwares de gestão de projeto existem em licenças proprietárias e Open Source (mais ou menos 1/4 das ofertas atualmente)
As soluções simples (funcionalidades restritas, convém aos pequenos grupos de trabalho) :
Basecamp
Collabtive
Huddle
Hyperoffice
KPlato
Microsoft Project
Trac
As soluções complexas (integradas) :
AtTask
BrightWork
Genius Inside
Journyx
Merlin (para Mac OS X)
Project-Open (Open Source)
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